KUNDECASE:

Palsgaard digitaliserede sin eksport og høster frugterne

Du kender måske problematikken: Der skal vækstes i virksomheden, men der er ikke økonomi til at ansætte flere hænder. Man kan vælge at tvinge de ansatte til at løbe endnu stærkere i hverdagen, eller man kan effektivisere sin afdeling ved hjælp af digitalisering. Vi har hjulpet Palsgaard med at øge effektiviteten i deres kundeservice- og eksportafdeling ved at implementere ClearView Trades digitale platform til import-, eksport- og logistikvirksomheder.

“(…) vi er i fødevareindustrien, så der skal være traceability, og vi har rigtig mange batch-numre, der skal tastes ind”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Undgå, at dokumenter bliver en flaskehals i din eksportafdeling

Palsgaards medarbejdere oplevede, at de mange eksportdokumenter, der skulle udfyldes, skabte en flaskehals i deres arbejdsproces. Opgaverne hobede sig op, og hvert dokument skulle udfyldes manuelt, hvilket resulterede i, at medarbejderne ikke havde tid til at løse andre opgaver. De manuelle processer medfører en risiko for at lave fejl, hvilket i værste tilfælde betyder, at eksportforsendelser bliver tilbageholdt, og at kunderne ikke får sine varer til tiden.

ClearView Trades digitale platform automatiserer Palsgaards dokumenthåndtering, hvilket, udover effektivisering, også har betydet, at medarbejderne ikke skal være bange for at lave tastefejl, når dokumenter skal udfyldes.

“Når vi går i gang med automatiske uploads, så er vi næsten garanteret, at at vi ikke laver nogen tastefejl, og vi risikerer ikke, at vores produkter ikke kan komme ind i et land, fordi vi har lavet noget forkert”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Certifikater udfyldes automatisk og reducerer lagerbinding

Ved hjælp af en ERP-integration kan Palsgaards medarbejdere udfylde certifikater og dokumenter helt automatisk. Når den nødvendige data fra en forsendelses er indlejret i systemet, kan Palsgaard-medarbejderne skabe oprindelsescertifikater, fødevarecertifikater og toldinberetninger helt automatisk. Tastearbejdet er herved fjernet fra processen, og fejlmarginen er kraftigt reduceret.

Når man eksporterer fødevarer, er det vigtigt, at både varer og certifikater bliver leveret til tiden, et faktum som Palsgaard-medarbejderne er enige i:

“Vi har et stort fokus på at håndtere- og bekræfte ordrer, for vi skal sørge for, at kunden får dokumenterne i rette tid”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Når man arbejder med manuelle processer, bliver dokumenthåndteringsprocessen omfattende og tidskrævende. Hver gang Palsgaard skulle lave certifikater, var der ventetid, hvilket betød, at varerne stod stille på lageret, indtil certifikatet var klargjort. Nu bliver certifikaterne udfyldt digitalt og automatisk, hvilket tager langt kortere tid, reducerer lagerbinding og skærer en masse transportudgifter fra klargøringsprocessen. Platformen er desuden bygget sådan op, at jo flere elementer du anvender, jo mindre tid bruger du på dokumenthåndtering.

“Der hvor det bliver interessant for os, og der hvor vi virkelig kan se en gevinst, det er nu, hvor vi kan skyde flere certifikater afsted på én gang”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Den ugentlige tid brugt på dokumenter falder, jo flere dokumenttyper du vælger at lave på platformen

Eksportportalen giver dig overblik over alle opgaver

Medarbejderne i Palsgaard fik et samlet overblik over alle dele af eksportprocessen, da de begyndte at anvende ClearView Trade platformen. Alle forsendelser, dokumenter og certifikater er samlet på portalen, og modtageren kan tilgå de dokumenter, Palsgaard vælger at dele med dem. Med et sådant overblik forbedres kommunikationen mellem de forskellige parter, og det giver en større kundetilfredshed.

Tvunget til hjemmearbejde? Intet problem med ClearView Trade platformen

Platformen tilbyder en unik fleksibilitet, som tillader medarbejdere at tilgå hinandens opgaver, såfremt en kollega er fraværende på en given dag.
Den digitale platform tillader også, at medarbejdere kan arbejde hjemmefra, f.eks. under Covid-19, hvorfra de kan udfylde- og tilgå de samme dokumenter,
som de kan på arbejdspladsen

Se fordelene, og skift til digitale eksportdokumenter

Palsgaards medarbejdere lavede en cost-benefit-analyse, da de skulle regne ud, om samarbejdet med ClearView Trade kunne betale sig, og de fandt hurtigt ud af, at der både var penge og tid at spare ved at lave en integration mellem deres ERP-system og ClearView Trades IT-platform, således at ordredata fra ERP-systemet genbruges til at lave eksportdokumenter og toldindberetninger. Herved elimineres både tastearbejdet og risikoen for fejl.

Palsgaard har opnået flere fordele ved at bruge ClearView Trades digitale platform, og du er kun et opkald/mail fra at følge i deres fodspor!

Kontakt os, og hør, hvordan vi kan hjælpe din fødevarevirksomhed med at digitalisere jeres dokumenthåndtering:

“Vi fokuserede på omkostninger, risikoen for at lave fejl og hastigheden på vores måde at arbejde på”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Om ClearView Trade

  • Vi hjælper nogle af Danmarks største fødevarevirksomheder: Danish Crown, Chr. Hansen, Palsgaard, FF Skagen, etc.

  • Vi assisterer 85% af den danske eksport

  • Vi har over 6.000 aktive brugere på vores platform

  • Vi hjælper mere end 4.000 eksportører med at levere varer til hele verden

Læs vores andre kundecases: