KUNDECASE:

Digitale processer hjælper Palsgaards medarbejdere

En fejl i et eksportdokument kan være en dyr fornøjelse – enten bliver forsendelsen forsinket eller fuldkommen afvist i modtagerlandet. Udover højere omkostninger til f.eks. fejlretning, straftold og evt. returneringsomkostninger, vil det også ofte koste goodwill, da leverancen ikke kommer frem som lovet.

Palsgaard har en stærk digitaliseringsstrategi, og de var derfor opsatte på at udfase den manuelle dataindtastning, som medfører en risiko for fejl. De ledte efter en måde at optimere deres certifikathåndtering på, og den fandt de i ClearView Trade platformen.

“Vi er kun mennesker, og når man sidder og taster meget information, så kan der ske tastefejl”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Kunderne skal have deres varer til tiden, og her spiller kundeservicemedarbejderne i Palsgaard en meget central rolle. De er nemlig ansvarlige for, at alle eksportdokumenter- og certifikater er udfyldt korrekt, så kunderne får deres leverancer som lovet.

Det lyder måske ligetil, men det kan være både krævende og frustrerende at arbejde med certifikater, når de skal udfyldes manuelt.

Digitale eksportdokumenter giver frie hænder

“Vi håber, at det kan være en proces, som giver os mere frie hænder, så vi kan komme i gang med nogle af de mange andre projekter, vi har liggende”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Digitaliseringen og samarbejdet med ClearView Trade har været en vigtig del af udviklingen af kunderservice-rejsen i Palsgaard. Ved integrationen af ClearView Trade platformen, har kundeservicemedarbejderne fået frigivet en masse tid og ressourcer, som de kan bruge til at starte nye, værdiskabende projekter. Eksportdokumenter, som tidligere blev udfyldt manuelt, bliver i dag udfyldt automatisk, hvilket skærer en massiv mængde tid fra arbejdsprocessen, som førhen var unødvendigt omfattende.

Digitaliseringen af eksportprocesserne i Palsgaard er i dag en medvirkende årsag til, at medarbejderne har fået mere tid til kunderne og mere overskud til at arbejde med nye initiativer, som kan understøtte virksomhedens fortsatte vækst.

Tidsbesparelser og korrekte data betyder kundetilfredshed

Når kundeserviceafdelingen skal lave et fødevarecertifikat, kan de være sikre på, at al data er korrekt. De relevante data trækkes direkte ind i fødevarecertifikatet, når de opretter en forsendelse, hvilket betyder, at en stor del af processen med at lave certifikatet er automatiseret.

Vægt, varebeskrivelser, m.m. skal også typisk bruges i andre dokumenter og certifikater, og disse data udfyldes ligeledes automatisk. Medarbejderne kan derved være sikre på, at der er enslydende data på tværs af alle nødvendige dokumenter og certifikater. For kundeservice-teamet betyder automatiseringen, at de kan øge effektiviteten i eksportafdelingen, sikre færre fejl samt nyde en højnet arbejdsglæde i hverdagen.

“Vi kommer især til at spare tid nu, hvor vi ikke skal til at sidde at taste tingene, for det er jo det, vi kommer fra”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Medarbejderne forklarer også, at det er utrolig vigtigt for Palsgaard, at kundernes behov bliver tænkt ind i digitaliseringsprocessen, for i sidste ende er det kunderne, der skal serviceres. Derfor bliver der lagt vægt på, at forholdet til kunderne kan styrkes igennem samarbejdet med ClearView Trade.

Vidste du?

Når du opretter en forsendelse på ClearView Trade platformen, kan du også invitere modtageren ind på platformen. Her kan vedkommende se og hente de relevante certifikater og dokumenter samt kommunikere med afsenderen.
Portalen skaber på den måde transparens i eksportprocessen og på tværs af din supply chain – og den styrker samarbejdet mellem eksportvirksomhed og kunde.

“Vi er interesserede i, at vi leverer de rigtige data på de rigtige certifikater (…). Når vi går i gang med automatiske uploads, så bør fejlmarginen være lig nul”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Kundeservice-teamet er enige om, at dette er en rejse, som de er på med både ClearView Trade og deres kunder. Målet for rejsen er at optimere samhandlen med deres kunder – og med en digital platform opnår de netop et bedre samspil med kunderne.

“Vi er på en rejse bestående af to dele. Den første del er, at vi ikke skal taste ind (red. manuelt), at tingene automatisk bliver loadet op, og at der er datasikkerhed for det, der kommer op. (…) Del nummer to bliver, at vores kunder har muligheden for at gå ind at hente deres certifikater”

– Christina Hagh, Customer Service Manager

Digitalisering kan også hjælpe dig

Vi kender udfordringerne i din branche, og vi ved, hvilke krav du skal efterleve. Vores digitale løsning tackler problemer vedrørende manuel dokumenthåndtering og manglende overblik over dokumenter og certifikater. Derudover får I en fælles samarbejdsplatform, som vil knytte jer tættere sammen med jeres kunder.
Kort fortalt har du mulighed for at effektivisere hele din eksportproces samt skabe et unikt overblik over samtlige forsendelser.

Industriudfordringer løst af ClearView Trade

Vi hjælper eksportvirksomheder med at optimere deres effektivitet, opnå fleksibilitet samt minimere fejl og mængden af kapital, der er låst i supply chain

  • Det er tidskrævende at leve op til branchespecifikke krav

  • Mangel på centralt overblik over forsendelser og eksportdokumenter

  • Mangel på samarbejdsværktøjer påvirker jeres evne til at vækste og optimere ressourcer

Byd digitaliseringen velkommen med ClearView Trade

Kan du genkende de udfordringer og værdier, Palsgaard stod med, da de påbegyndte samarbejdet med os? Arbejder du med eksportdokumenter, og føler du dig tynget af langsommelige, manuelle processer, som til tider resulterer i dyre fejl?

Kontakt os, og hør, hvordan ClearView Trade kan sørge for, at du får friere hænder og mere overskud i hverdagen:

sales@clearviewtrade.com

+45 53 50 35 90

Om ClearView Trade

  • Vi hjælper nogle af Danmarks største fødevarevirksomheder: Danish Crown, Chr. Hansen, Palsgaard, FF Skagen, etc.

  • Vi assisterer 85% af den danske eksport

  • Vi har over 6.000 aktive brugere på vores platform

  • Vi hjælper mere end 4.000 eksportører med at levere varer til hele verden

Læs vores andre kundecases: