Fejl i fødevarecertifikater skaber voldsomme følgeomkostninger
- 03/01/2023
Ole Dalgas
Head of Marketing
Selv de mindste fejl koster kassen
Langt de fleste varer lander hos modtageren uden problemer, men desværre tastes der fx forkert – selv i virksomheder med en nulfejlskultur.
Enhver eksporterende fødevarevirksomhed har oplevet (eller kender fra en …ven) når der sker fejl i et fødevarecertifikat.
Det kan være selv små tastefejl, brutto-/nettovægt, der er byttet rundt, eller andre ellers banale fejl, der burde være indlysende for en detajleorienteret myndighedsperson på en travl havnekaj en aften i Osaka, Japan, hvor fejlen kan ramme en container med kød fra Danmark.
Virkeligheden er desværre en anden, fordi tolerancen og marginalerne er hårfine – eller rettere ikke-eksisterende. Konsekvensen er, at containeren afvises i tolden, og dér starter problemerne (og taksameteret) for virksomhederne.
Hvorfor bliver følgeomkostningerne så store?
Det er vanvittigt dyrt, når en container med fødevarer strander i tolden pga. en fejl i et fødevarecertifikat. Følgeomkostningerne kan være uoverskuelige, fordi det ikke kun drejer sig om at kassere et parti varer.
Herunder har vi listet eksempler på de konkrete konsekvenser, man uheldigvis oplever alt for ofte i fødevare- og ingrediensbranchen:
typiske følgeomkostninger
- Der kan være bøder/omkostninger forbundet med at containeren står i tolden indtil den afhentes (penge + intern tid + administration)
- Der skal bookes tid til en ny transport retur til Danmark (intern tid + administration)
- Betaling for containertransport til Danmark (penge + intern tid + administration)
- Oprettelse og håndtering af evt. forsikringssag – dokumentationen er et omfattende arbejde (intern tid + administration)
- Evt. destruktion af varer, der ikke kan sælges igen (penge + intern tid + administration)
- Administration og bogføring af returvarer
- Pakning af ny container (penge + intern tid + administration)
- ‘Damage control’ – kunden, der ikke får sine varer skal måske kompenseres og troværdighed genopbygges (penge + intern tid + administration)
Én ting er at containeren skal retur og dens indhold skal destrueres, men...
Typisk er der meget fokus på, hvad selve varen kostede, men følgeomkostningerne løber hurtigt op.
Derfor skal der ikke meget til for at lave en god business-case. Vi er overbeviste om, at det kan betale sig at digitalisere og automatisere eksportworkflows, fordi genbrug af data betyder en kraftig reduktion af fejlraten.
>>
Kunderne sætter stor pris på, at vi sammen når at rette fejlene, så varerne kommer afsted til tiden - og helt frem til modtageren”.
De typiske fejl i fødevarecertifikater
Ca. 40% af alle danske fødevarecertifikater oprettes i platformen. Via vores Printservice i Vejen ser vi, at mange af de fysiske certifikater hver dag. De fejl vi oftest møder når vi håndterer certifikaterne, kan du givetvis nikke genkendende til. Se listen herunder.
- Brutto-/nettovægt er byttet rundt
- Felter mangler at blive udfyldt
- Manglende overstregning
- Manglende pålæsningsdato
- Mangler den rigtige baggrundsdokumentation
- Manglende underskriftsdato
Integration til ERP fjerner fejl
Nem genvej til at nedbringe fejl
Når I automatisk genbruger jeres data, sparer I jer for en lang række bekymringer. Ovenstående fejl – fx angivelse af forkert brutto-/nettovægt – vil ikke længere være en fejlkilde, da den overføres fra jeres ERP. Integration giver større sikkerhed, sparer tid og fejl – og giver medarbejderne ro i maven.
Selvom du måske tænker det kræver integration til jeres ERP, og at det dermed pludselig er et større IT-projekt, så er det ikke tilfældet. Du kan sagtens starte hurtigt og med få certifikater og få reduceret både fejl og kørsel til Fødevarestyrelsen fx.
Og vil du på et tidspunkt udnytte en fuld integration til ERP, er der endnu flere fordele at hente på alle fronter. Det kan du læse mere om her.
Kom i gang på 1 dag – uden at blande IT-afdelingen ind i projektet
Hvis en fuld integration må vente på ønskelisten lidt endnu, er der også muligheder for at komme i gang med det samme i mindre skala.
Bruger du vores varekatalog, som er en slags ‘light-udgave’ af ERP, genbruger du de data du i forvejen har i jeres system. Det fjerner indtastningsfejl.
Du kan også vælge at anvende adressekataloget. Det giver både en lettere arbejdsdag og en bedre oplevelse, for du undgår at lede efter og risikere at lave indtastnings-/kopieringsfejl. Mange asiatiske adresser kan være udfordrende, så hvorfor ikke genbruge allerede korrekte data, som samtidig gør jeres proces hurtigere?
Konkrete fordele ved at genbruge dine data via integration
Der er en lang række afgørende fordele, når I integrerer jeres data med platformen – fx:
- Du undgår at udfylde fødevarecertifikatet manuelt og minimer risikoen for fejl og sparer betydelig tid
- Tiden du før brugte på manuelle indtastninger kan du bruge på andre og vigtigere opgaver
- Gå helt tæt på din deadline - du kan fx nå at få container-nummeret med i første omgang
- Del dine godkendte dokumenter digitalt med dine kunder og kollegaer – så sparer du udgiften til forsendelsen (og slipper for at vente på posten/kuréreren)
- Bestil hurtigt et nyt erstatningscertifikat, hvis tingene går galt
- Hold styr på processerne og brug ClearViewTrade som backup, hvis tingene går galt
- Undgå at fysiske certifikater bliver væk – hold alt samlet et sted
Erstatningscertifikater kan nedbringe risikoen for fejl, men...
Stramme regler gør det svært at få et erstatningscertifikat
Virksomhederne har mulighed for at få et såkaldt erstatningscertifikat, når der sker et fejl. Reglerne er dog blevet så stramme, at det mere er en imaginær mulighed. Det gør det svært for virksomhederne at stoppe en forsendelse, selvom fejlen er opdaget i tide.
Som en konsekvens af dette, påføres de danske eksportører meget store omkostninger i forbindelse med returnering af forsendelser, og i værste fald krav om destruktion af vareindholdet (når det gælder fødevarer).
De øgede krav har forstærket interessen for digitalisering og automatisering af oprettelsen af certifikater.
Automatiseringen giver mulighed for at indføre validering af data, sikre konsistens i data mellem forsendelsesmærkning og certifikater og sikre, at alle informationer er udfyldt i overensstemmelse med myndigheder i både afsendelses- og modtagerlande.
Er du nysgerrig på hvordan I kan automatisere og integrere jeres data, er du mere end velkommen til at række ud.
__
Se mere om erstatningscertifikater her.
ClearView Trade hjælper fødevareeksportørerne med overgangen til det digitale (DIX)
Selvom vi hos ClearView Trade er med i Fødevarestyrelsens tekniske følgegruppe sammen med de allerstørste eksportører, kender vi på nuværende tidspunkt ikke de endelige krav og specifikationer ifbm. overførsel af data. Vi håber at få mere information i de kommende måneder.
Virksomhederne har på nuværende tidspunkt ingen muligheder for at vurdere omfanget, og kan derfor ikke allokere ressourcer til udvikling og API-integration m.m. til DIX-projektet.
Det vi arbejder på i den kommende tid er:
DIX-integration:
Vi planlægger at lave et modul, som kan kommunikere med og overføre data til DIX. På den måde slipper du for manuelt at oprette dine certifikater i DIX, men kan forsætte med at lave dine certifikater i ClearView Trade, som du plejer. Vi har allerede positive tilkendegivelser fra flere kunder, som ønsker at købe en DIX-opgradering.
Printservice i Vejen forsættes:
Der vil forventeligt være en overgangsperiode på flere år, hvor der både skal indleveres papircertifikater og oprettes certifikater i DIX. Det er muligt, at vi skal printe færre dokumenter, men vores Printservice vil fortsat hjælpe kunderne med print, scan, afhentning mm.
Vores mål er hjælpe vores kunder med den digitale omstilling, både generelt og i forbindelse med DIX. Vi hjælper ved at tilbyde en digital platform og services, som samler alt ét sted. I en overgangsfase, hvor du forsat skal bruge de nuværende certifikater fra Certifikatdatabasen og de nye certifikater i DIX, kan du få adgang til begge dele via ClearView-platformen.
Dermed bliver overgangen til det nye DIX forhåbentlig så nem som mulig – også hvis DIX-projektet skulle trække ud.
Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål. Du kan også melde dig til vores DIX-nyhedsbrev herunder 
. Du får bl.a. førstehåndsviden om DIX-projektet.
Vi holder dig opdateret (også DIX) - tilmeld dig her
Del artikel
Om forfatteren
Ole har arbejdet med marketing siden Danmark vandt EM i foldbold i 1992. Han er kæmpe fan af digital marketing, adfærdsbaseret kommunikation og alt derimellem.
Ole Dalgas
Head of Marketing
Få del i platformens mange fordele med det samme
Nyheder du måske er interesseret i
DMS: e-Export lukker – Hvis du vil eksportere efter den 1. september, skal du i gang nu!
Hvad er det sidste nye omkring DIX-projektet? Hvilke lande og hvilke certifikater starter man med? Hvad skal du gøre – og hvordan kan vi hjælpe dig?
Følg udviklingen af DIX – Fødevarestyrelsens digitale fødevarecertifikater
Hvad er det sidste nye omkring DIX-projektet? Hvilke lande og hvilke certifikater starter man med? Hvad skal du gøre – og hvordan kan vi hjælpe dig?
Send tolddokumenter til godkendelse digitalt hos CIBT og Dansk Industri
Slip for at printe og indlevere tolddokumenter – spar tid og besvær
Sådan reducerer du ventetiden fra dage til få timer med EUR-1 og A.TR. dokumenter
FÅ INSPIRATION I INDBAKKEN
Viden
Få tips direkte i indbakken
Bliv inspireret til hvordan du kan optimere dine eksportprocesser og din logistik
Ræk ud – vi hjælper dig:
Services
Få tips direkte i indbakken
Bliv inspireret til hvordan du kan optimere dine eksportprocesser og din logistik
Ræk ud – vi hjælper dig: