Kaffeimportør fik regning på 27.000 kr.
– sådan undgår du at stå i samme situation

De fleste kan nok spejle sig i irritationen ved at have glemt p-skiven, når der skal handles ind efter en lang arbejdsdag. Der ligger en bøde under vinduesviskerne, og der afregnes ved kasse 1. Træls.

Forestil dig så, at du modtager en bøde på 27.000 kroner, fordi der mangler ét tal i en lang varekode, som står på et dokument, du ikke engang selv har udfyldt. Det var virkeligheden for Rune Sandholt, som driver kaffevirksomheden NGUVU.

En undersøgelse fra SKAT viser, at over 50 % af alle tolddokumenter er fejlbehæftede – og fejl er ofte lig med store bøder, tilbageholdte varer og utilfredse kunder. Frygten for at begå fejl er dog det sidste, der bør fylde hovedet, når man udfylder eksportdokumenter – og vores digitale platform kan sørge for, at du aldrig behøver at forholde dig til frygten for at lave fejl igen.

Lille kaffevirksomhed modtog en stor regning på baggrund af én enkelt tastefejl 

Rune Sandholt er stifteren af kaffevirksomheden NGUVU.
Runes virksomhed sikrer bedre arbejdsvilkår for kvindelige kaffebønder i Kenya og køber kaffebønner direkte fra kvinderne, hvilket garanterer dem en ordentlig betaling, da de ellers ville skulle benytte en mellemmand, som ofte tager en stor del af kagen selv.
NGUVU er Swahili for styrke, og styrke er netop, hvad virksomheden bringer til de kenyanske kaffebønder.

NGUVU faciliterer desuden (til de kvindelige bønder):

  • Faglig undervisning i agronomi, så kvinderne kan optimere kaffefarmene

  • Kaffetræer fra den lokalt stiftede NGUVU-planteskole

  • Vandtanke til vanding af kaffetræerne i tørkeperioder

  • Solcellelamper som alternativ til de skadelige petroleumslamper

Når kaffebønnerne skal sendes fra Kenya til Danmark, skal der vedlægges en række tolddokumenter, og disse skal være udfyldt korrekt. Det kan være en bekvem løsning at uddelegere dokumenthåndteringen, hvis man ikke har prøvet at udfylde dem selv, men det kan også gå galt. 

Rune bad en speditør om at stå for opgaven omkring tolddokumenterne, og alting kørte på skinner, lige indtil den kaffeelskende iværksætter modtog et brev fra Toldstyrelsen i sin e-Boks.

– NGO-virksomheden, NGUVU, sikrer trygge forhold for kvindelige kaffebønder i Kenya.

– Rune Sandholt rister selv de kenyansk-importerede kaffebønner i Danmark.

Kaffeforsendelsen var blevet tilbageholdt i tolden, og NGUVU-direktøren modtog en ekstra toldregning på 27.000 kroner – alt sammen fordi ét enkelt tal var tastet forkert i forsendelsens varekode.

For Runes lille, godtgørende kaffevirksomhed er 27.000 kroner et kæmpe beløb, som fik alle alarmklokkerne til at ringe, da konsekvenserne af en sådan regning ville være meget store. Det kom helt bag på Rune, at der var lavet en fejl, og at det kunne være hans ansvar, når det drejede sig om et dokument, han ikke selv havde haft i hænderne. 

Rune ringede til Toldstyrelsen, og efter at have fortalt sin historie til en empatisk toldmedarbejder, var han i stand til at få annulleret straftolden, og kaffebønnerne kunne desuden frigives. Resultatet af samtalen må dog kategoriseres som en sjældenhed, og det er på ingen måde garanteret, at Rune vil kunne få omstødt den næste toldregning, skulle den komme i fremtiden. 

Selvom det kan virke tungt at skulle håndtere tolddokumenterne selv, så er det vigtigt at vide, at ansvaret for at dokumenterne er korrekte altid ligger hos virksomheden (eksportør/importør) i sidste ende. Der findes heldigvis digitale løsninger, som gør det nemt at administrere import- og eksportprocesser, selv hvis man ikke har forudgående erfaring med emnet.

Det kan også være en god idé at henvende sig til en specialist, som kan rådgive omkring udfyldningen af import- og eksportdokumenter, så man undgår fejl. Vi har talt med en af vores gode samarbejdspartnere, rådgivnings- og revisionsvirksomheden BDO, om, hvilke fejl der typisk opstår, samt hvilke konsekvenser de kan have for import- og eksportvirksomhederne. 

(artiklen fortsætter under faktaboksen)

Om BDO

BDO er en af Danmarks største rådgivnings- og revisionsvirksomheder, som blandt andet specialiserer sig i revision og regnskab samt rådgivning af moms, told og skat. De hjælper en lang række brancher og virksomheder med rådgivning og håndtering af ovenstående emner.

BDO’s afdeling for Told og International Handel hjælper blandt andet eksportvirksomheder med at optimere toldbehandlingen, så risici minimeres, og uforudsete toldregninger undgås.

Det skal du være opmærksom på, når du udfylder tolddokumenter:

  • Check, at varebeskrivelsen er udfyldt korrekt

  • Kolli-mængde og -antal skal være specifikt beskrevet

  • Forsendelsens vægt skal være præciseret (nogle kunder har specifikke krav til brug af decimaltegn)

  • Undersøg, om modtagerlandet har særlige krav til dokumentudfyldningen

  • Check altid, om afsender/modtager information er udfyldt korrekt

Du kan fralægge dig arbejdsbyrden – men aldrig ansvaret

Når en vare skal eksporteres eller importeres, kræver det, at en række dokumenter bliver udfyldt – og at disse bliver udfyldt korrekt. Nogle virksomheder ønsker ikke selv at udfylde dokumenter og certifikater, hvorfor de vælger at søge alternative løsninger.
En nærliggende løsning er at uddelegere opgaven til en speditør. Det er ikke altid den bedste løsning, da der kan være en risiko for, at speditøren kommer til at lave en fejl i dokumenterne, hvorefter ansvaret ligger hos den eksporterende/importerende virksomhed. 

Selvom det kan være fristende at outsource opgaven, så mister du, som virksomhed, overblikket og styringen over processen. Hvis bare ét enkelt dokument er fejlbehæftet, er det din virksomhed, som må leve med konsekvensen, selvom det ikke er jer, der har udfyldt dokumenterne. 

Hvorfor opstår fejlene? 

Klaus Kalsmose Jakobsen, leder for Told og International Handel hos BDO, har flere gange været helt inde på livet af problemstillingen. Når vi spørger ham, hvilke fejl BDO oplever i forbindelse med import- og eksportdokumenter, er han rimelig klar i mælet: 

Toldekspert Klaus Kalsmose Jakobsen fra BDO

”Der er ofte utilstrækkelig information i vareoplysningerne. Vi oplever til tider, at der ikke bliver lavet tilstrækkelige beskrivelser af varen, samt at der er fejl i mængden af kolli” 

– Klaus Kalsmose Jakobsen, Customs & International Trade Director

Hvis en speditør, eller en medarbejder i virksomheden, udelader information i vareoplysningerne, lider virksomheden tabet. Det er derfor vigtigt at sørge for, at dokumenterne indeholder den nødvendige- og korrekte data.
Det overordnede spørgsmål står dog stadigvæk: Hvorfor opstår fejlene, når det er så vigtigt at udfylde sine import- og eksportdokumenter korrekt? Klaus bistod os igen med et svar, som kastede lys på problemet:

”Det er et kompliceret område, og derfor kan det meget nemt skyldes manglende information omkring de specifikke krav. Det sker også, at nogle lande ændrer sine regler for specifikke certifikater, hvilket kan besværliggøre udfyldelsen”

– Klaus Kalsmose Jakobsen, Customs & International Trade Director

Det er naturligvis ikke alle medarbejdere og speditører, der laver fejl. De fleste, der sidder med dokumentudfyldningen, har en dyberegående viden omkring dokumenter og de varer, der eksporteres – men derfor opstår fejlene stadigvæk.  
Klaus fortæller desuden, at det typisk er de små og mellemstore virksomheder, som oplever, at der bliver lavet fejl i forbindelse med dokumenthåndteringen. Det er dog som regel også disse virksomheder, som ikke har råd til at modtage en ekstra toldregning i sin e-Boks.

BDO’s toldekspert fastslår konsekvenserne

Når man står midt i problemet, er det nemt at være bagklog – og havde man dog bare haft styr på sine dokumenter, inden forsendelsen blev oprettet, så kunne man have sparet sig selv for alt besværet.  

Selvom Klaus Kalsmose Jakobsen erkender, at han ikke oplever fejlbehæftede certifikater på regelmæssig basis, så fastslår han, at konsekvenserne er store, når fejlene endelig melder sig: 

Ved eksport kan certifikatet ikke stemples ved afgang, og varen kommer derfor ikke ind i modtagerlandet – hvilket efterfølgende kan resultere i bøder fra toldstyrelsen. Ved import kan fejlene resultere i store bøder og beslaglagt gods – og hvis problemet ikke løses, kan det betyde, at forsendelsen skal destrueres”

– Klaus Kalsmose Jakobsen, Customs & International Trade Director

For NGUVU var en uforudset toldregning på 27.000 kroner katastrofal, ligesom den formentlig vil være for mange andre virksomheder. Hvis forsendelsen desuden bliver sendt tilbage, kommer på et karantænelager, bliver konfiskeret eller destrueret, kan det have endnu større, økonomiske konsekvenser for virksomheden og ødelægge forholdet til kunden.  

Undgå fejl i dine import- og eksportdokumenter

Hvis man gerne vil undgå tastefejl i sine dokumenter og certifikater, giver det mening at kigge mod digitaliseringen. På ClearView Trade platformen kan dataindtastningen faktisk fuldkommen automatiseres vha. af softwarerobotter, så man slipper for at taste alting manuelt. Fødevarecertifikater, oprindelsescertifikater, EUR.1, A.TR. og mange andre certifikater kan udfyldes på platformen, hvor du også kan booke transport, lave toldinberetninger, oprette varekataloger og meget andet.

Det er muligt at samle hele din eksportproces på platformen, hvilket øger effektiviteten i eksportafdelingen, sparer tid og penge og minimerer risikoen for fejl.
Du kan også invitere eksperter som BDO ind på platformen, så de kan hjælpe dig med f.eks. at få lagt de rigtige toldnumre ind i vores online varekatalog.
 

Du kan læse mere om fordelene og mulighederne ved at digitalisere dine eksportprocesser her. Du kan også booke en gratis demo i 30 dage, så du kan se, hvad vores platform kan gøre for dig!

Om ClearView Trade

  • Vi hjælper nogle af Danmarks største eksportvirksomheder: Danish Crown, Chr. Hansen, Palsgaard, FF Skagen, etc.

  • Vi assisterer 85% af den danske eksport

  • Vi har over 6.000 aktive brugere på vores platform

  • Vi hjælper mere end 4.000 virksomheder med at levere varer til hele verden

Læs et par af vores kundecases:

Palsgaard kundecase 1

OK Snacks kundecase