Kundecase:

Sådan sparede OK Snacks 350 km kørsel- og 5 timers spildtid om ugen

Luk øjnene, og forestil dig, hvor befriende det ville være, hvis du kunne fjerne tidskrævende og manuelle processer med et snuptag. Åben dem igen, og læs, hvordan Lone Tranholm fra OK Snacks hverdag blev gjort noget nemmere ved at digitalisere oprettelsen- og godkendelsen af fødevarecertifikater.

Hver gang et fødevarecertifikat skal godkendes, skal det i fysisk form forbi Fødevarestyrelsen. Hver gang. Med cirka 15 certifikater hver måned, og en afstand fra OK Snacks til styrelsens kontor i Vejen på 87,2 km, skal der både chauffør og egne kørsler i spil, alt efter hvor meget det haster.

Scroll videre, og læs hele historien.

Hænder med blå handsker holder nødder

Kundecasen på 10 sekunder:

Udfordringen

  • OK Snacks brugte flere timer på at klargøre fødevarecertifikater.
  • Hvert certifikat skulle udfyldes manuelt og fragtes fysisk til Fødevarestyrelsen i Vejen.

Løsningen

  • Vi sørgede for, at OK Snacks blev oprettet på ClearView Trade platformen, så de kunne begynde at lave digitale fødevarecertifikater.
  • Vi er desuden ved at lave en ERP-integration, så certifikater kan udfyldes automatisk.

Resultatet

  • OK Snacks opretter og sender fødevarecertifikater på 15 min.
  • Certifikaterne sendes til ClearView Trades printservice i Vejen, som sørger for stempel og underskrift fra Fødevarestyrelsen.

Brugte flere timer på at lave ét certifikat

Når Lone møder ind på arbejde og åbner ClearView Trade platformen, er det med et klart formål, nemlig at lave fødevarecertifikater. Lone forklarer, at det er blevet basen for hendes daglige arbejde med forsendelser og fødevarecertifikater.

Fødevarecertifikaterne er alfa og omega i OK Snacks’ eksportproces, for uden certifikaterne, kan varerne ikke blive sendt til modtageren. Varerne kan dog først sendes afsted, når certifikaterne er udfyldt af Lone og stemplet af Fødevarestyrelsen, og denne proces var både tidskrævende og ineffektiv, før ClearView Trade kom ind i billedet:

Stor robotarm løfter kasse med snacks
OK Snacks medarbejder
OK Snacks medarbejder

” Fødevarecertifikater blev hentet fra fødevarestyrelsens hjemmeside og udfyldt manuelt, hvorefter de blev printet af en kollega, som bookede en anden kollega til at køre certifikaterne til Fødevarestyrelsen og tilbage igen. Det var den samme proces hver gang – og den krævede involveringen af 3 mennesker”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

Certifikaterne skal forbi Fødevarestyrelsen, uanset hvordan man vælger at udfylde dem. ClearView Trade platformen tillader dog Lone at udfylde certifikaterne digitalt, hvorefter de sendes elektronisk til vores printservice i Vejen, som sørger for, at certifikaterne bliver stemplet. Herefter uploades de til platformen igen, så Lone kan tage dem i brug. Det er en langt hurtigere proces, som tilbyder OK Snacks en masse besparelser, for transport koster både tid og penge:

”Den gamle proces var virkelig tung. Fødevarestyrelsens nærmeste kontor ligger i Vejen, og der er en times kørsel hver vej – så der blev brugt i hvert fald to timer på transport alene”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

OK Snacks medarbjeder kigger på produktion af flæskesvær

Oprettelse af fødevarecertifikat uden platformen:

  • Certifikatskabelon hentes fra Fødevarestyrelsens hjemmeside

  • Certifikatet udfyldes manuelt

  • Vandmærket certifikatpapir skal opbevares i aflåst skab/skuffe

  • Certifikatet printes på officielt vandmærkepapir

  • Forsendelsen indføres i logbog

  • Certifikatet transporteres til Fødevarestyrelsen

  • Certifikatet stemples og underskrives

  • Certifikatet transporteres tilbage

  • Nyt vandmærkepapir skal hentes hos Fødevarestyrelsen en gang om måneden

Oprettelse af fødevarecertifikat med platformen:

  • Certifikatet udfyldes automatisk på ClearView Trade platformen

  • Certifikatet sendes elektronisk til printservice i Vejen

  • Printservice sørger for stempling og underskrift

  • Printservice uploader certifikatet til platformen, hvor det er klar til brug

To forskellige slags chips i to sorte skåle

Lynhurtig integration

Selvom OK Snacks blev grundlagt for 40 år siden, så hviler de ikke på laurbærrene, når det kommer til digitalisering. Snack-virksomheden har en tydelig digitaliseringsstrategi, noget som deres fuldautomatiske produktionslinje for eksempel vidner om. Der blev derfor heller ikke rynket et bryn, da Lone præsenterede ClearView Trade platformen for eksportchefen:

”Da jeg præsenterede ideen for vores økonomiafdeling og eksportchef, sagde de, at hvis jeg synes, det kunne gøre min hverdag lettere, så var det bare det, vi gjorde”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

OK Snacks er en interessant case for os at fortælle om, for implementeringen af platformen skete nærmest på rekordtid, da snack-virksomheden først havde opdaget vores produkt. Lone forklarer, at der gik under en uge fra det første opkald, til hun sagde ‘sæt i gang’ – og så sad hun og lavede digitale certifikater på platformen.

Det tager nemlig ikke lang tid at komme i gang på platformen. Det kræver blot, at man har en aktiv brugerprofil. Onboardingen er typisk det, der kræver mest, da man skal sætte sig ind i et par uvante processer – men selv den del er ligetil. Lone er desuden ikke bleg for at rose vores kundeservice, som har assisteret hende ved flere lejligheder:

OK Snacks medarbejder arbejder med blanding af nødder

“Servicen er rigtig god, og der bliver taget hånd om tingene meget hurtigt. Selv da jeg skrev til en af jeres medarbejdere ret sent en aften, så fik jeg løst problemet med det samme”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

Markante fordele og varme anbefalinger

Fordelene ved at anvende den digitale platform er ikke til at tage fejl af. Det går både langt hurtigere at få stemplet et certifikat, og man kan tilmed udfylde flere certifikater på én gang, når man har indtastet de rette oplysninger. Det er hundrede gange nemmere, som Lone siger.

Man kan desuden helt slippe for at taste, hvis man vælger at overføre data fra virksomhedens ERP-system. Så vil informationer omkring den enkelte ordre blive overført direkte til platformen. OK Snacks er allerede i gang med at få skabt denne overførsel af data, så inden længe kan Lone klargøre certifikater helt uden at skulle indtaste nogen former for information. Hun er dog også meget klar i mælet, når vi spørger, om hun er tilfreds med platformen indtil videre:

”Absolut, jeg kan kun anbefale det. Det letter hverdagen, og det gør hele processen mere glidende, når man skal udfylde certifikater. Desuden ved man, at hvis der er noget, man lige har misset i et fødevarecertifikat, så har jeres printservice et vågent øje og giver et kald, så man kan få det fikset”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

ERP-integrationen er unægtelig den ultimative form for effektivisering, da den skærer så mange unødvendige dele af dokumenthåndteringen væk. Den fjerner behovet for at taste data manuelt, hvilket på samme tid eliminerer risikoen for at lave tastefejl i dokumenterne. Det kan være en dyr fornøjelse, når der bliver lavet en fejl i et eksportdokument, og det kan have store konsekvenser, et faktum som du kan læse mere om her.

Vi er meget glade for den positive feedback, og vi håber, at samarbejdet med OK Snacks kan udvikle sig endnu mere i fremtiden.
Har du lyst til at træde i OK Snacks’ fodspor og implementere en digital platform til effektivisering af dine eksportprocesser? Du kan læse mere om ClearView Trade platformen her.

Hænder med blå handsker holder en masse popcorn kerner
Hånd med blå handske holder nødder
Hånd med blå handsker holder rosiner

Da vi spørger Lone, om hun har nogle afsluttende bemærkninger, har hun kun én ting på hjerte:

”Jeg er bare ked af, at jeg ikke kendte til ClearView Trade noget før”

– Lone Tranholm, Salgsbackup

Om ClearView Trade

  • Vi hjælper nogle af Danmarks største fødevarevirksomheder: Danish Crown, Chr. Hansen, Palsgaard, FF Skagen, etc.

  • 40% af alle danske fødevarecertifikater bliver lavet på vores platform

  • Vi har over 6.000 aktive brugere på vores platform

  • Vi hjælper mere end 4.000 eksportvirksomheder med at levere varer til hele verden

Læs vores andre kundecases: